Privacy statement van DELA

Onder DELA wordt verstaan Coöperatie DELA, gevestigd op de Oude Stadsgracht 1, 5611 DD in Eindhoven, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 17012026. Hieronder vallen alle activiteiten die worden uitgevoerd binnen de DELA groep, waaronder DELA Holding N.V., DELA Natura- en Levensverzekeringen N.V., DELA Uitvaarverzorging N.V. en alle daaraan gelieerde maatschappijen.

DELA is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat DELA de doelen en de middelen voor de verwerking van gegevens zelf bepaalt en dat zij verantwoordelijk is voor de naleving van de wettelijke vereisten.

Elk gegeven waarmee een natuurlijk persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd is een persoonsgegeven.

Het kan gaan om uw naam en contactgegevens en elk ander gegeven dat aan u gekoppeld is of kan worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een e-mailadres, polisnummer, locatiegegevens, online identificator, inlogcode, gezondheidsgegevens, bankgegevens, etc.

Onder verwerking van persoonsgegevens wordt elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens verstaan. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, doorzenden en vernietigen van gegevens.

Als u contact met ons opneemt, onze website bezoekt, informatie en/of een verzekering of andere dienst aanvraagt, dan registreren wij persoonsgegevensvan u. Hiermee kunnen wij onze dienstverlening kwalitatief hoog houden.

DELA verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doelen. DELA zal per doel alleen de daarvoor noodzakelijke gegevens verwerken.

DELA verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het aangaan en uitvoeren van verzekeringsovereenkomsten.

• Het verlenen van financiële diensten.

• Het verlenen van diensten die samenhangen met overlijden.

• Om u te kunnen informeren en adviseren.

• Het vragen en geven van feedback aan klanten.

• De afhandeling van klachten en complimenten.

• Integriteit en veiligheid dienstverlening van de verzekeringsbranche waaronder fraudebestrijding.

• Analyses voor historische en statistische doeleinden.

• Om te voldoen aan voorschriften uit de wet- en regelgeving.

Verder gebruiken wij uw persoonlijke gegevens voor relatiebeheer en activiteiten om ons klantenbestand te vergroten en om u te informeren over relevante producten of diensten. In een openbaar register worden de naam en het adres van de persoon die de bestemming van de as heeft aangegeven opgenomen. Dit vloeit voort uit de Wet op de lijkbezorging.

Fraude en incidenten

Om risico’s te beheersen en fraude tegen te gaan, legt DELA persoonsgegevens vast in externe controle -en waarschuwingsregisters die worden onderhouden door Stichting CIS. DELA kan deze gegevens ook raadplegen bij bijvoorbeeld acceptatie of claimbehandeling. Het privacyreglement van de Stichting CIS is van toepassing. Dit kunt u vinden op de website van Stichting CIS: www.stichtingcis.nl. Het postadres van stichting CIS is postbus 91627, 2509 EE in Den Haag.

In de volgende registers kan DELA gegevens raadplegen en vastleggen:

• Onze gebeurtenissenadministratie, deze wordt bijgehouden ter waarborging van de veiligheid en integriteit van de dienstverlening en de financiële sector.

• Het Intern Verwijzingsregister (IVR). DELA kan besluiten om gegevens die in de gebeurtenissenadministratie staan ook in het Intern Verwijzingsregister op te nemen. Het IVR bevat uitsluitend verwijzingen naar (rechts)personen waar de eigen organisatie extra aandacht voor vraagt en is alleen intern in te zien.

• Ons incidentenregister, waarin gebeurtenissen worden geregistreerd die als gevolg (zouden kunnen) hebben (gehad) dat de belangen van een financiële instelling (of de sector/individuele medewerkers/relaties) zijn of worden geschaad.

• Het Extern Verwijzingsregister (EVR). Dit is een onderdeel van het incidentenregister. Hierin staan de persoonsgegevens die nodig zijn om bij een controle in het register te kunnen toetsen of het om dezelfde persoon gaat. Deze informatie kan ook geraadpleegd worden door andere financiële instellingen.

Het melden, opnemen en uitwisselen van uw gegevens tussen de financiële instellingen door het incidentenwaarschuwingssysteem en externe verwijzingsregister, vindt plaats in overeenstemming met de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars en het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen (PIFI).

Volgens de AVG kunnen wij uw persoonsgegevens alleen rechtmatig verwerken als daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. DELA hanteert de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:

A. DELA verwerkt uw persoonsgegevens voor het aangaan en de uitvoering van overeenkomsten.

Bij de aanvraag, voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, is DELA verplicht om bepaalde gegevens te verwerken teneinde uw aanvraag te kunnen behandelen. Verder vragen wij uw gegevens om een overeenkomst uit te kunnen voeren. Dergelijke gegevensverzameling en -verwerking is noodzakelijk, bijvoorbeeld bij het afsluiten van een verzekering, maar ook ten behoeve van andere producten en diensten die wij u aanbieden.

B. DELA dient de wet na te leven.

DELA is op basis van diverse wettelijke bepalingen verplicht om een aantal gegevens over u te verwerken, o.a. in het kader van:

• antiwitwaswetgeving;
• boekhoudkundige verwerking;
• de verplichting om rechtmatige vragen van de toezichthouders, waaronder De Nederlandsche Bank, de Stichting Autoriteit Financiële Markten en de Autoriteit Persoonsgegevens te beantwoorden;
• fiscale verplichtingen;
• verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- of regelgeving.

C. DELA beschikt over een aantal gerechtvaardigde belangen.

• het maken van studies, (risico-, marketing- en andere) modellen en statistieken;
• de uitoefening en de verdediging van de rechten van DELA bijvoorbeeld bij geschillen;
• het beheer van leden/klanten en van groepen van leden/klanten of ondersteuning daarvan, inclusief de aanmaak van segmenten (bijvoorbeeld particulieren, ondernemingen, zelfstandigen) en persoonsprofielen voor het beheer van leden/klanten of voor het detecteren van behoeften van de klant;
• het verzorgen en verbeteren van de website www.dela.nl, zodat DELA zoveel mogelijk van uw vragen met betrekking tot deze websites kan beantwoorden;
• de gehele of gedeeltelijke overdracht van activiteiten en in het kader daarvan uitwisseling van gegevens, waaronder de intermediairs en uitvaartorganisaties;
• uitvoeren van activiteiten in het kader van fraudebeheersing, waaronder het verrichten van fraude onderzoeken.

D. DELA beschikt over een bijzonder gerechtvaardigd belang: direct marketing.

E. DELA vraagt in een aantal gevallen uw uitdrukkelijke toestemming.

Onder andere door het bezoek aan onze website kunnen wij uw (klik-)gedrag vaststellen om u op basis daarvan gerichte informatie te kunnen verstrekken (profilering).

Profilering is een geautomatiseerde verwerking van (persoons)gegevens met als doel een individu te evalueren, te classificeren of een beslissing over die persoon te nemen. Dit doen we door persoonsgegevens te vergelijken en samen te brengen.

Op basis van het klikgedrag wordt uw bezoek gekoppeld aan uw voorkeuren. Het profiel dat daarmee wordt gemaakt, ligt ten grondslag aan het besluit welke gerichte boodschappen worden gekoppeld aan uw persoonlijk profiel.

Een aanvraag van een verzekering via de website wordt in veel gevallen geautomatiseerd verwerkt. Acceptatie of afwijzing van uw aanvraag gebeurt dan zonder menselijke tussenkomst. Wanneer uw aanvraag wordt afgewezen heeft u altijd het recht om te weten waarom uw aanvraag is afgewezen en heeft u het recht om bezwaar te maken tegen dit besluit. U heeft ook het recht om een aanvraag door een medewerker te laten beoordelen.

Welke gegevens we van u verwerken is afhankelijk van het contact dat we met u hebben:

• Als u onze website bezoekt, verzamelen we gegevens over uw bezoek aan onze site, via cookies en onze cookie-instellingen;

• Als u informatie bij ons opvraagt, vragen wij u uw contactgegevens op te geven zodat wij de informatie aan u kunnen sturen;

• Als u klant wordt, hebben wij in ieder geval uw contactgegevens nodig. Deze gegevens gebruiken wij voor uitvoering van de (verzekerings)overeenkomst die we met u hebben;

• Als u opdrachtgever van een uitvaart bent verzamelen wij ook uw contactgegevens.

Wij gebruiken de volgende gegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden:

• Uw NAW-gegevens

• Uw geboortedatum

• Uw geslacht

• Uw e-mailadres

• Uw telefoonnummer

• UW BSN (uitsluitend als hiervoor een wettelijke grondslag aanwezig is)

• Uw IP-adres (bij bezoek aan de website)

• Uw betalingsvoorkeuren en IBAN-nummer

• Eventuele persoonsgegevens die door u worden ingevuld als inhoud van een bericht

• Uw antwoorden op de gezondheidsvragen (indien noodzakelijk voor het afsluiten van een verzekering)

• De voorletters, voornaam en achternaam van eventuele medeverzekerden.

In de meeste gevallen krijgen wij de gegevens rechtstreeks van u. Naast de informatie die wij van u krijgen, kunnen we ook gegevens van derden ontvangen en verwerken. Denk hierbij aan bijvoorbeeld uitvaartondernemers. DELA ontvangt persoonsgegevens van een derde partij EDM met als doel het actualiseren van persoonsgegevens. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door EDM vindt u op evenoverdata.nl.

DELA kan ook uw persoonsgegevens ontvangen van anderen dan uzelf. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u als verzekerde op de polis bent opgenomen.

Daarnaast ontvangt DELA persoonsgegevens van derden om u een gerichte aanbieding te kunnen doen. Dit gebeurt uitsluitend indien u hiervoor aan deze partij toestemming heeft gegeven.

Telefoon- en chatgesprekken kunnen door ons worden opgenomen en bewaard. Dit doen wij met twee redenen:

1. Ter verbetering van de kwaliteit van onze dienstverlening

Om onze dienstverlening en daarmee de kwaliteit van onze service te optimaliseren doen wij aan kwaliteitsmonitoring. Ook kunnen wij hiermee aantonen dat wij voldoen aan wet- en regelgeving. Een voorbeeld is de informatieverplichting die wij op grond van de privacyregelgeving hebben. De gesprekken worden niet langer bewaard dan nodig is voor zorgvuldige naleving van de wet- en regelgeving. Daarna worden de gegevens vernietigd.

2. Totstandkoming of wijziging van de overeenkomst

Als een overeenkomst via de telefoon tot stand komt of wordt gewijzigd, nemen wij het gesprek op als bewijs voor u en voor ons dat de verzekering is afgesloten of is gewijzigd. Die opnames bewaren wij zolang als nodig is voor zorgvuldige naleving van de overeenkomst en voor naleving van wet- en regelgeving. Daarna worden de gegevens vernietigd.

Als wij uw telefoon- of chatgesprek opnemen, dan laten we u dit voorafgaand aan het gesprek weten.

Voor het accepteren en uitvoeren van de verzekeringsovereenkomst kunnen wij een gezondheidsverklaring van u vragen. Wij gaan zeer zorgvuldig om met uw gezondheidsgegevens. Onze medewerkers verwerken alleen gezondheidsgegevens die zij voor de uitvoering van de werkzaamheden nodig hebben. Deze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van de gegevens die zij verwerken. De verwerking van uw gezondheidsgegevens vindt plaats binnen een speciale afgescheiden eenheid onder verantwoordelijkheid van onze medisch adviseur. De medisch adviseur beheert alle medische dossiers volgens de daarvoor geldende regelgeving en de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars.

Wij hanteren een streng (informatie)beveiligingsbeleid om ervoor te zorgen dat uw gegevens veilig zijn. Beveiligingsbeleid en -standaarden worden regelmatig aangepast aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen. Om gegevens te beveiligen nemen wij passende technische en organisatorische maatregelen. Medewerkers worden gescreend en zijn tot geheimhouding verplicht. Uw persoonsgegevens zijn intern alleen in te zien voor medewerkers die uw gegevens nodig hebben om op juiste wijze uitvoering te geven aan de diensten die u met ons bent overeengekomen. Als wij gebruik maken van derde partijen bij de verwerking van persoonsgegevens dan controleren wij dat die partij beschikt over voldoende beveiliging.

Mocht er ondanks de strenge beveiliging toch iets misgaan dan lossen wij het incident zo snel mogelijk op en nemen maatregelen om herhaling uit te sluiten. Ernstige datalekken melden wij bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Op welke wijze gaat DELA om met de uitwisseling van persoonsgegevens?

A. Het doorgeven en ontvangen van persoonsgegevens binnen DELA Groep

Binnen DELA kunnen uw (persoons)gegevens worden uitgewisseld tussen de diverse (zelfstandige) bedrijfsonderdelen. Uw gegevens worden verwerkt binnen de DELA Groep, waaronder naast DELA ook DELA Vastgoed BV, DELA België en DELA Duitsland vallen. Dit geldt voor zover dit binnen de wetgeving is toegestaan.

DELA ziet erop toe dat binnen de diverse bedrijfsonderdelen de Europese normen van gegevensbescherming op persoonsgegevens worden toegepast.
Wanneer DELA dit wettelijk verplicht is, worden binnen de DELA Groep verwerkersovereenkomsten opgesteld bij het uitwisselen van persoonsgegevens.

De uitwisseling van persoonsgegevens binnen de DELA Groep kan gebeuren met het oog op de naleving van wettelijke vereisten, de beoordeling voor het sluiten van een contract of uitvoering van een overeenkomst. Daarnaast kunnen persoonsgegevens uitgewisseld worden binnen de DELA Groep voor de volgende gerechtvaardigde doeleinden:

• gecentraliseerd, gecoördineerd of efficiënt beheer van leden/klanten en/of ondersteuning daarvan;
• studies, (risico-, marketing- en andere) modellen en statistieken maken;
• de uitoefening en de verdediging van de rechten van DELA.

B. Het doorgeven en ontvangen van gegevens buiten DELA

De uitvoering van de dienstverlening kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties. Voor zover er geen sprake is van uw expliciete toestemming of wettelijke verplichting, gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend op basis van de uitvoering van de overeenkomst tussen u en DELA of wanneer DELA hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.

DELA kan, indien van toepassing, uw persoonsgegevens verstrekken aan de volgende ontvangers:

Algemeen:

• Softwareleveranciers en andere IT-verwerkers

Medische acceptatie (na uw machtiging):

• Meditel (voor de keuringsarts)
• Huisartsen of specialisten
• GenRe (onze herverzekeraar)

Juridische verplichting:

• Belastingdienst (renseignering)

Incasso:

• Onze bank

Uitvaart:

• Crematorium
• Uitvaartcentrum
• Begraafplaats
• Drukkerij
• Gemeente
• Woorddienstbegeleider

C. DELA verkoopt of exploiteert persoonsgegevens niet commercieel aan derden

DELA zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals beschreven in deze privacyverklaring of met uw voorafgaande toestemming.

DELA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doelen waarvoor de gegevens zijn verkregen. In sommige gevallen bepaalt de wet hoelang persoonsgegevens bewaard mogen of moeten blijven. In andere gevallen hebben wij deze termijn zelf bepaald. Van alle verwerkingen van persoonsgegevens is een bewaartermijn vastgesteld. Deze bewaartermijnen zijn opgenomen in het verwerkingenregister.

Zo bewaren wij de persoonsgegevens van een verzekeringsovereenkomst maximaal zeven jaar na einde van deze overeenkomst. Een uitvaartdossier bewaren wij maximaal twee jaar nadat de uitvaart volledig is uitgevoerd en afgehandeld.

U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens en om DELA te vragen uw persoonsgegevens te corrigeren, beperken of verwijderen. Daarnaast kunt u vragen om overdracht van uw gegevens. Tenslotte kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens. Indien de verwerking van uw gegevens berust op toestemming, dan kunt u deze te allen tijde intrekken. Onder het kopje ‘Contactgegevens van DELA’ vindt u informatie over de wijze waarop u een aanvraag voor de uitvoering van deze rechten kunt indienen.

Om een aanvraag te doen in het kader van privacy en AVG kunt u een standaard aanvraagformulier downloaden of opvragen per post. Wanneer de aanvraag compleet is, kan deze door ons in behandeling worden genomen.

Ingevulde aanvragen kunt u sturen aan:

Coöperatie DELA
AVG Rechten van betrokkenen
Antwoordnummer 77100
5600 TW Eindhoven

U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Heeft u vragen over de wijze waarop DELA met uw persoonsgegevens omgaat, dan kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via functionarisgegevensbescherming@dela.org.

Op onze website laten we alleen echte reviews zien.
Daar helpen we andere bezoekers mee. We vragen je om alleen een beoordeling achter te laten als je echt ervaring hebt met onze diensten.

Om er zeker van te zijn dat het om echte reviews gaat, keuren wij iedere beoordeling voor we hem op onze website plaatsen. Het kan een paar dagen duren voor je review op onze website staat. Bij de controle letten we er ook op of de review aan onze voorwaarden voldoet.

Dit zijn onze voorwaarden:

• Je mag geen contactinformatie in je review zetten. Geen namen, telefoonnummers, adressen, e-mailadressen en webadressen.
• Er mag geen kwetsende taal in je review zitten. Je mag niet schelden of mensen beledigen of discrimineren.
• Je review moet langer zijn dan 4 woorden.
• In je review mag je geen andere bedrijven noemen.
• Het is geen probleem als er spelfouten in je review staan of als je maar één zin achterlaat. Ook negatieve ervaringen over onze dienstverlening plaatsen we gewoon op onze website.